Warum benötigt ein Unternehmen eine cloudbasierte E-Mail-Archivierung?

Die E-Mail gilt als meistgenutztes und relevantestes Kommunikationstool des Internets. Vor allem für Unternehmen ist der elektronische Austausch von sensiblen Daten und Dateien ein Weg effizient und schnell zu kommunizieren. Laut der GoBD müssen geschäftliche E-Mails über eine bestimmte Aufbewahrungsfrist archiviert werden und für zuständige Behörden einsehbar sein. Auch um später noch einmal auf wichtige Informationen zurückzugreifen, ist die sichere und zuverlässige Speicherung unerlässlich. Eine vollautomatische und gesicherte Archivierung kann hierfür eine enorme Entlastung des produktiven Unternehmensalltags sein.

Abruf und Wiederherstellung archivierter E-Mails

Werden E-Mails eines Benutzers versehentlich auf dem Mailserver gelöscht, lassen sie sich aus dem Archiv heraus wiederherstellen – jederzeit und einfach per Knopfdruck.

Voll automatisiert und 100% sicher in der Cloud archiviert

Durch die automatische Archivierung aller ein- sowie ausgehenden E-Mail Nachrichten, entsteht kein verwaltungstechnischer Aufwand für Administratoren. In der Cloud werden alle Daten sicher, unveränderbar sowie vollständig aufbewahrt.

Automatische Archivierung – Unverändert & unveränderbar

Gemäß der revisionssicheren Archivierung werden alle ein- und ausgehenden E-Mails automatisch und in ihrer originalen Form direkt beim Eintreffen und Versand in den Rechenzentren von Hornetsecurity gespeichert. Dadurch wird gewährleistet, dass kein wichtiges Dokument verloren geht und die Archivierung vollständig erfolgt. Vor Ablauf der eingestellten Aufbewahrungsfrist lassen sie sich weder bearbeiten noch löschen. Alle archivierten E-Mails werden in verschlüsselten Datenbanken in zertifizierten und gesicherten Rechenzentren sicher abgelegt.

E-Mail-Archivierung – leicht gemacht

Mit Bürotronik haben Sie einen kompetenten Partner an Ihrer Seite der die cloudbasierte E-Mail-Archivierung für Sie umsetzt, mit Ihnen konfiguriert und sie Ihnen auch abschließend erklärt.

Ihre Daten und die Ihrer Kunden sind uns sehr wichtig, ebenso der reibungslose, rechtssichere Archivierungsprozess.

Bürotronik – Wir machen das!

E-Mail-Archivierung aus der Cloud

Perfekte Lösungen für sichere E-Mail-Aufbewahrung, produktives Teamwork und professionelle E-Mail-Kommunikation.

– E-Mail-Server
– E-Mail-Archivierung
– Anti-Spam
– Verschlüsselung

Gleichzeitig

Die Archivierung erfolgt gleichzeitig mit Empfang und Versand der E-Mails. Dies verhindert eine Manipulation der einzelnen Nachrichten.

Kostengünstig

  • Keine Hardware beim Kunden
  • Flexible Lizenzierung
  • Made in Germany

Optional

Optional: Die Archivierung des internen E-Mail-Verkehrs. Um die Funktionen und Effizienz von Email Archivierung zu garantieren, wird die Integration von Spam- und Malware Protection vorausgesetzt.

Kundenmeinungen

Was sagen denn unsere Kunden zur cloudbasierten E-Mail-Archivierung ?
Bei Ihnen ist sie im Einsatz, also müssen sie es ja wissen.

Mit dieser E-Mail-Archivierung bleibe ich im laufenden Betrieb völlig flexibel und muss mich um nichts weiter kümmern, außer um meine eigentlichen Aufgaben.
Das schafft mir mehr Freiraum und beruhigt mich schon sehr.

Janine K.

Geschäftsinhaberin

Zuerst war ich skeptisch bezüglich der Cloud. Im Nachhinein möchte ich sagen, dass es die beste Entscheidung war.
So unkompliziert die Installation von Bürotronik umgesetzt wurde, so einfach ist auch das Handling des Archives.

Jörg G.

Geschäftsführer

Mit der cloudbasierten Lösung zur E-Mail-Archivierung sind alle rechtlichen Vorgaben erfüllt und es bleiben auch bei einer Stichwortsuche keine Wünsche offen. Der Sicherheitsaspekt ist zudem ein wesentlicher Bestandteil in der Cloud.

Felix S.

Datenschutzbeauftragter

Man wird mit viel Bürokratie, Vorgaben und Gesetzestexten konfrontiert. Wenn sich alle so einfach und unkompliziert umsetzen lassen, wie mit der cloudbasierten E-Mail-Archivierung, dann ist das kinderleicht und zudem sehr zu empfehlen.

Emely K.

Geschäftsinhaberin

f.a.q.

Hier haben wir Ihnen ein paar Infos rund um die E-Mail-Archivierung zusammengestellt

Für weiterführende Fragen beraten wir Sie gerne vor Ort oder Sie schreiben uns einfach eine kurze Nachricht über die Kontaktseite

Ausschluss einzelner Nutzer von der Archivierung

Zur Einhaltung von Datenschutzrichtlinien wird beispielsweise der Betriebsrat von der automatischen E-Mail-Archivierung ausgeschlossen.

Markierung von privaten Mails durch Benutzer

Schutz von persönlichen E-Mails vor Zugriff durch den Revisor; lediglich der Betreff ist zu sehen. Somit ist die Privatsphäre des Benutzers bei privaten E-Mails gewährleistet, ohne die Integrität des Archivs zu gefährden.

Archivierung interner E-Mails (optional)

Zusätzlich zu den ein- und ausgehenden E-Mails lassen sich auch intern versendete und empfangene E-Mails archivieren. Diese werden über die Journaling-Funktion des Mailservers bereitgestellt und ebenfalls im Original unveränderbar gespeichert.

Archivgröße frei wählbar und jederzeit erweiterbar

Jedem Benutzer steht sein gebuchter Speicherplatz zur Verfügung der für den gesamten Archivierungszeitraum gültig ist.
Der Speicherplatz ist jederzeit erweiterbar und somit an Ihre Bedürfnisse anpassbar.

Verschlüsselung des Übertragungswegs zwischen Archiv und Mailserver per TLS

Soweit von Ihrem Mailserver unterstützt, erfolgt die Verschlüsselung der Daten über TLS während des Transportweges, um vor Veränderungen der Inhalte und angehängten Dateien zu schützen.

Aufbewahrungsfristen regulieren

Für geschäftliche E-Mails gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen.
– Gängige Geschäfts-E-Mails sind sechs Jahre aufzubewahren.
– Bei Buchungsbelegen oder Rechnungen ist eine Zehn-Jahres-Frist vorgegeben.
– Per E-Mail zugegangene Bewerberdaten hingegen sind nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens zu löschen.
Konfigurieren Sie die Archivierungsdauer zwischen 6 Monaten bis zu 10 Jahre.

Einfaches Finden gesuchter E-Mails

In der täglichen Flut an E-Mails kann es schwierig sein, den Überblick zu behalten. Um Nachrichten problemlos wiederzufinden und sich erneut zuzustellen, sind gute Suchalgorithmen nötig. Darüber hinaus muss die Möglichkeit gegeben sein, über verschiedene Suchparameter die Ergebnisse einzuschränken und zu präzisieren. Dies garantieren die umfassenden Suchfunktionen.

Volltext-Index

Über den Volltextindex ist ein Auffinden der gesuchten E-Mails samt Anhängen denkbar einfach. Alle archivierten Nachrichten werden vollständig indiziert, so dass die Suchdauer entsprechend kurz ist.

Umfangreiche Suchkriterien

Nicht nur die Volltextsuche lässt sich für das Auffinden von archivierten E-Mails nutzen – durch einzelne Suchkriterien wie z.B. Datum, Absender, Empfänger und Betreff können Suchparameter eingegrenzt und gesuchte Nachrichten genauer ermittelt und schneller gefunden werden.

Compliance, Transparenz und Kontrolle

Für geschäftliche E-Mails greifen die gleichen rechtlichen Vorgaben wie bei klassischen Briefen. Sie müssen über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt und vorgehalten werden. Zudem ist zu gewährleisten, dass jederzeit ein Prüfer auf die E-Mails zugreifen kann.

Audit-Zugang mit 4-Augen-Prinzip

Ein E-Mail-Archiv muss jederzeit für eine Revision zugänglich sein. Hierfür steht der Audit-Zugang zur Verfügung, über den der Revisor erweiterte Leserechte auf die gespeicherten E-Mails einer bestimmten Domain hat, der sich vom IT-Administrator einrichten lässt. Durch den Archiv-Zugriff über den Revisionszugang wird dem Revisor ein zeitlich begrenzter Zugriff gewährt. Dem Administrator steht nach Abschluss der Prüfung das Revisionslog zur Verfügung, in dem er einsehen kann, welche Daten betrachtet wurden.

Audit-Log/Audit-Trail

Über alle Zugriffe auf das E-Mail-Archiv, insbesondere bei Veränderungen der Einstellungen, wie z.B. von Aufbewahrungsfristen, wird ein vollständiges Protokoll geführt. Das Protokoll enthält u.a. den Loginnamen und die IP-Adresse des Nutzers und kann nicht bearbeitet oder gelöscht werden. Der Audit-Log ist jederzeit für den Administrator einsehbar.

Kein Zugriff auf Inhalte für Administratoren

Um eine missbräuchliche Benutzung der archivierten E-Mail-Daten der einzelnen Benutzer auszuschließen, haben Administratoren keinen Zugriff auf die archivierten User-E-Mails. Sie können lediglich die Metadaten sehen, jedoch keine Inhalte.

Stellvertreter-Regelung

Ein Benutzer kann einem anderen Benutzer den Zugriff auf sein E-Mail-Archiv ermöglichen. Praktisch bei abwesenden oder ausgeschiedenen Mitarbeitern.

Export archivierter Daten jederzeit möglich

Das gesamte E-Mail-Archiv lässt sich jederzeit und unkompliziert exportieren.

Importfunktion

E-Mails und deren Anhänge lassen sich aus anderen Datenbanken in das E-Mail-Archiv importieren, egal, ob in .pst- oder Outlook-Format. So können ältere E-Mails leicht nacharchiviert werden.

Eindeutige Zuordnung von Archiven bei sich ändernden Mailadressen

Erhält ein Benutzer eine neue E-Mail-Adresse, lassen sich die archivierten Nachrichten dieser neuen Adresse zuordnen, so dass der Benutzer auch weiterhin auf die Daten zugreifen kann.

Unicode-Fähigkeit

E-Mails, die im E-Mail-Archiv von Hornetsecurity landen, werden im Originalformat abgespeichert – die Kodierung spielt dabei keine Rolle. Dies gilt sowohl für verschiedene Sprachen und Zeichen als auch für verschlüsselte Nachrichten.

Rufen Sie uns gerne an:

+49 (0) 5082 – 9145 – 440

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